EASY Contract – Vertragsmanagement
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EASY Contract

EASY Contract

EASY Contract ist das moderne, webbasierte System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Alle Dokumente, Informationen, sowie weitere Anlagen, sind für alle Beteiligten schnell auffindbar. Wobei ein einheitlicher, aktueller Informationsstand gewährleistet ist. Vertragsmanagement mit EASY Contract unterstützt den kompletten „Life-Cycle“ eines Vertrages: Vertragserfassung, Vertragserstellung, Vertragsüberwachung, Vertragscontrolling.

Mit EASY Contract haben Sie selbst komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. Egal, ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kooperations-, Kauf- oder Supportverträge handelt.

EASY Contract bietet eine Übersicht aller geschlossenen Verträge sowie elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge.

Alle Verträge jederzeit griffbereit

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Digitales Vertragsmanagement

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EASY Contract

Ausgangssituation

Ob im Einkauf, in der IT oder in der Personalabteilung, jeden Tag begegnen uns im Alltag unterschiedlichste Vertragsarten, wie z.B. Arbeits-, Miet-, Wartungs- oder Leasingverträge. Unternehmen kämpfen in diesem Zusammenhang oft mit uneinheitlichen Vorlagen für die Erstellung solcher Verträge, langen Wartezeiten (auf Grund langsamer Kommunikation per Hauspost) und ungeklärten Verantwortlichkeiten für Verträge und deren Aufbewahrung.

Teilweise bestehen mehrere Kopien desselben Vertrages mit unterschiedlichen Arbeitsständen. Das führt dazu, dass sich die beteiligten Personen auf einem unterschiedlichen Informationsstand befinden, was wiederum Kommunikation und fließende Zusammenarbeit erschwert.

Manuell zu pflegende Vertragslisten sind nicht nur zeitraubend, sondern meist auch unvollständig. Die Fristenverwaltung für Verträge findet bestenfalls in persönlichen Outlookkalendern statt, wodurch es zu Fristversäumnissen insbesondere bei Abwesenheit oder Ausscheiden von Mitarbeitern kommt. Ein weiteres Problem ist die mangelnde Aktualität der Vertragslisten.

Lösung

EASY Contract dient der zentralen und digitalen Vertragsverwaltung. Beliebige Vertragsarten können erstellt, geprüft, verwaltet und freigegeben werden, basierend auf passgenauen Workflows. Ein zentraler Fristenkalender mit automatisierten Benachrichtigungen und mehrstufigem Eskalationsmanagement stellt sicher, dass keine Fristen mehr verpasst werden. Zudem können einheitliche Vorlagen zur Erstellung von Verträgen eingepflegt werden.

Leistungsfähige Recherchemöglichkeiten sowie komfortable Such- und Filterfunktionalitäten werden zum einen durch die einfache Verschlagwortung von Verträgen unterstützt, als auch durch die Möglichkeit der Volltext-Suche.

Während und nach der einfachen Erfassung und Verschlagwortung von Verträgen können diese mit Schlagworten versehen werden. Dadurch werden leistungsfähige Recherchemöglichkeiten sowie komfortable Such- und Filterfunktionalitäten ermöglicht.

EASY Contract enthält ein integriertes Vertragspartner- und Ansprechpartnermanagement, das koppelbar mit externen Quellen, z. B. dem Kreditorenstamm, ist. Des Weiteren wichtig für EASY Contract sind die umfangreichen DMS-Funktionen, wie Versionierung, übersichtliches Berechtigungskonzept und klare Regelung von Verantwortlichkeit.

Der Wartungs- und Pflegeaufwand für EASY Contract ist überschaubar. Auch ohne IT-Kenntnisse sind einfache Fachadministrationen möglich.

IHR NUTZEN

  • Transparente Verwaltung von Verträgen jeder Art

  • Klare Zuständigkeiten und Berechtigungen

  • Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten

  • Reduzierung der Fehlerquote und Verkürzung der Durchlaufzeiten durch prozessgesteuerte Unterstützung von der Erstellung bis zur Unterzeichnung

  • Schnellere Reaktionszeit, Reduzierung der Kosten, Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch einheitliche und transparente Informationen zu Verträgen

    • Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern
    • Übersicht über Vertragskosten und –einnahmen
  • Zuverlässige Einhaltung von Fristen durch einheitlichen Fristenkalender für alle Verträge

  • Revisionssicherheit durch eine detaillierte Protokollierung

EASY Contract – Mobile: Die App

Mit EASY wird das Vertragsmanagment mobil.

Täglich flattern neue Verträge herein. Schwer, da den Überblick zu behalten. Denn die meisten Verträge bringen wichtige Fristen und jede Menge Anhänge mit sich. EASY Contract unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Verträgen. Egal ob Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, 
Kooperations-,
 Kauf-
 oder Supportverträge. Mit EASY Contract fällt das Vertragscontrolling leicht.

Mit EASY Contract – Mobile erhalten Sie Zugriff auf Ihre Verträge, Vertragspartner, Fristen und Termine – unabhängig von Ort und Zeit, sicher und zuverlässig. Dabei ist ein einheitlicher und aktueller Informationsstand stets gewährleistet. Mobiles Vertragsmanagement ganz einfach mit der App zu EASY Contract.